Ecuador and Galapagos Travel

Terms & Conditions

Below is a copy of our standard contract / terms and conditions that applies to all reservations and our privacy policy. Please be aware that by making a deposit (or full) payment to us for a contracted tour you will be registering the acceptance of every clause for yourself and each member of your travel party, no signature(s) is (are) necessary.

Our trips are operated by third-parties whom we contract on your behalf – our contract below defines clearly the role of each party (the Tourist, the Agency, and the Operator).

Happy Gringo would also like to state that whilst both we and our clients are bound by the legal contract below, we will always do everything possible to help and support our clients in the event of any pre-tour or on-tour problems – in fact we have an envied reputation of going above and beyond to help our clients out. We are also able to assist with documentation to assist with insurance claims.

PRIVACY POLICY

The company OPERADORA HAPPY GRINGO Cia Ltda acts resposibly to protect the privacy of our clients. We do require personal information about each traveller in order to complete the booking process - this information is sent to the operator of the tour to issue tickets and also a copy is held in our office, but at no time will it be shared, loaned or sold to any other third party.


TERMS & CONDITIONS - ENGLISH VERSION

FIRST CLAUSE - Participants:

1.1 The company OPERADORA HAPPY GRINGO Cia. Ltda., legally represented by Mrs. Eva Merkx, from here on and for the effect of this contract will be called “THE AGENCY”.

1.2 The person contracting the services of THE AGENCY from here on will be called “THE TOURIST”.

1.3 The third party company who operate the tour from here on will be called “THE OPERATOR”.

SECOND CLAUSE -  Objective of the Contract:

THE TOURIST contracts the AGENCY to provide the necessary advisory service and contacts with tourism OPERATORS in order to travel and participate in the activities at the destinations chosen by the TOURIST. 

THIRD CLAUSE -  Obligations of the parties:

THE AGENCY:
3.1   To provide the best OPERATORS in the market relative to the established price. The OPERATORS must be legally established and authorized to operate in agreement with Ecuadorian law.
3.2    To provide all of the necessary information that the tourist will require about his/her contracted travel destination / tour.
3.3    To provide THE TOURIST with all tickets and vouchers required for participation on the tour.
3.4   To contact the family, insurance company and / or embassy of the TOURIST in case of accident caused by acts of providence or force majeure. The AGENCY is not responsible for injuries, death or any other damage caused under any circumstances by the TOURIST.

THE TOURIST:
3.5    To have clearly understood and accepted the social risks that travel inside of Ecuador implies, and the risks that exist in the practice of extreme sport including but not restricted to mountain biking, rafting / tubing, climbing, mountain sports, trekking, camping, rappelling / canopy, horse-riding, snorkelling, diving and any other activity or sport where there is contact with nature. The TOURIST also clearly understands the risks of injury associated with force majeure or acts of providence such as wars, internal commotion, protests / strikes, terrorism, fire, natural disasters, public authority decisions, or any other extreme circumstances, and accepts that the AGENCY will not be responsible for loss, injury or damage to person or property for any of the above causes.
3.6    To hold valid travel insurance up to the end date of the tour contracted, or, in the absence of such an insurance policy and having no intention of obtaining one, to declare the AGENCY exempt of all responsibility for any kind of accident, death, injury or physical problem that occurs during the contracted trip.
3.7   To have all immigration documents in order according to Ecuadorian law, and to communicate to the AGENCY any kind of special food requirement, disability or sickness that exists at time of travel.
3.8    To be in sufficient good health to take part in the trip that is reserved.
3.9    To collect all vouchers and tickets from the office of THE AGENCY at least 24 hours prior to the start of their tour, or to notify THE AGENCY of alternative ticket pickup instructions if applicable.

FOURTH CLAUSE – Deposit and confirmation of Tour
4.1 Your reservation is confirmed by the AGENCY only after receipt of a 40% deposit payment which must be received within 1 week (7 days) of the original booking. In cases where reservation is made less than 61 days prior to trip departure then full tour payment is required within 1 week of the original booking.

FIFTH CLAUSE – Payment
5.1 The full balance of the tour fare must be paid no later than 90 days prior to the departure date otherwise the AGENCY may treat the booking as being cancelled by the TOURIST and apply cancellation charges as set out in clause 6. Tickets can only be issued to the TOURIST once full payment has been received by the AGENCY.
5.2  THE AGENCY reserves the right to change the price of a tour without prior notice in the event of any price increase beyond their control including but not restricted to fuel surcharges, changes to government taxes, and changes to published flight prices.

SIXTH CLAUSE - Tour Cancellation
6.1 Cancellations by the client must be made in writing and will only be effective once the agency is in receipt of the written document.
6.2 If the TOURIST cancellation is received 91 days or more in advance of the trip, the initial 40% deposit value will be refunded less a charge of USD$350,00 per person for administrative services & operator cancellation fees.
6.3 If the TOURIST cancellation is received between 61 and 90 days before the start of the trip, the TOURIST will forfeit 100% of the initial 40% deposit value.
6.4 If the TOURIST cancellation is received less than 60 days before the start of the trip, the TOURIST will forfeit 100% of the total tour value. 
6.5 The following yachts are subject to alternative TOURIST cancellation fees: Darwin, Golondrina, Fragata, Yolita II, Cachalote, Beluga, Galaven, Majestic, Nemo II, Nemo III, Samba, Tip Top, Beagle, Tip Top II III & IV, Mary Anne, Anahi, Archipel I & II, Athala, Corals I & II, Cormorant Evolution, Ocean Spray, Grace, Millenium, Galaxy, Odyssey, Treasure, Seaman, Eclipse, Evolution, Grand Odyssey, Santa Cruz, Isabela II, La Pinta & Silver Galapagos. For tours booked on any of these vessels clauses 6.2, 6.3 and 6.4 will not apply - please see the alternative cancellation fee schedule. It is the responsibility of the TOURIST to check the specific cancellation terms before booking in this case.   

SEVENTH CLAUSE - Tour Alteration
7.1  The OPERATOR reserves the right to cancel or modify the tour itinerary due to force majeure or acts of providence such as wars, internal commotion, protests / strikes, terrorism, fire, natural disasters, public authority decisions, or any other extreme circumstances; this may include substitution with comparable yacht, guide, hotel, transport, meals, sightseeing destinations.

7.2 The OPERATOR reserves the right to alter the price of a tour even after full payment has been received from the TOURIST in such cases where decisions by a third party - which could include the tour operating company, the Ecuadorian government, the Ecuadorian tax office or other such parties - cause the price of the service to increase.

EIGHTH CLAUSE -  Transportation to the tour assembly point
8.1 The TOURIST is responsible for making his or her own arrangements to arrive at the tour assembly point. There are no arrangements in existence should the TOURIST be delayed at the outward or homebound points of departure.

NINTH CLAUSE -  Complaints procedure and refunds
9.1If the TOURIST experiences a problem during the tour then they should inform Happy Gringo immediately and in writing – only complaints that are brought to the attention of the AGENCY within a maximum period of 1 week after finishing the tour will be handled. The AGENCY will endeavour to formally respond fully to all complaints within 1 week of receiving notification although delays in receiving adequate information from operators may lengthen the AGENCY response time.
9.2 THE AGENCY will act as an intermediary in negotiating refunds with THE OPERATOR on behalf of THE TOURIST. In no case can THE AGENCY guarantee a successful response or refund from THE OPERATOR.
9.3 The AGENCY will not be responsible for giving refunds in any of the following situations:
       - changes to itinerary before or after departure.
      - mechanical issues affecting any form of transport on the trip.
      - substitution of facilities or personnel.
      - late arrival or no-show of THE TOURIST.
      - decision of THE TOURIST to leave the tour early or miss any activities / meals / accommodations during the tour.
      - The TOURIST travelling without necessary documentation including passport, visas, immigration papers or vaccination certificates.
      - price differences paid by different passengers aboard the same tour including special last minute rates.
      - decisions by any third party that affect the normal running of the tour including by THE OPERATOR, Ecuadorian government or National park authority.
      - any other circumstances on your tour arising beyond THE AGENCY’s control.

TENTH CLAUSE -  Information
10.1 All information provided by the AGENCY is given in good faith and is based on the latest information available at the date of publication.

ELEVENTH CLAUSE -  Acceptance and duration of the Contract
11.1 The contract exists from the moment the AGENCY receives either deposit or full payment from the TOURIST up until the end of the tour that has been contracted. Payment to the AGENCY by the TOURIST of either deposit or full payment means that the TOURIST is in agreement with all clauses in this contract.
11.2 Anything not stipulated directly under this contract will be governed under current Ecuadorian Tourism law at the date of the present contract.

TWELTH CLAUSE- Jurisdiction & Process

12.1 In case of controversy the parties will submit to the civil judges of the city of Quito and the Civil Code Procedure.

 

TERMS & CONDITIONS - SPANISH VERSION

CLAUSULA PRIMERA.- Partes intervinientes:

1.1 La empresa OPERADORA HAPPY GRINGO Cia. Ltda., representada legalmente por Eva Merkx, que en adelante y para los efectos de este contrato se denominará “LA AGENCIA".

2.1 Para efectos de este contrato, la persona que contrata los servicios de LA AGENCIA se denominará "EL TURISTA".

3.1 La tercera parte y quien operará el tour se denominará “EL OPERADOR”

 CLAUSULA SEGUNDA.-  Objeto del Contrato:

EL TURISTA contrata a la AGENCIA para que le proporcione la asesoría necesaria y los contactos con los OPERAODRES de turismo a fin de viajar y efectuar las actividades a los destinos escogidos por el TURISTA.

CLAUSULA TERCERA.- Obligaciones de las partes:
LA AGENCIA:
3.1.   Proporcionar los mejores OPERADORES del mercado, conforme el precio pactado, mismo que deben estar legamente constituidos y autorizados para funcionar conforme las leyes del Ecuador.
3.2.    Proporcionar toda la información necesaria que requiera el turista sobre su destino contratado.
3.3     Proporcionar al turista los tiquetes aéreos y “vouchers” requeridos para su tour.
3.4    Contactar a los familiares, empresa de seguro o embajada de acuerdo a la nacionalidad del TURISTA en caso de que suceda accidente por caso fortuito o fuerza mayor. LA AGENCIA no se responsabiliza por lesiones, muerte u otro daño que sea provocado por EL TURISTA.

EL TURISTA
3.5   Tener claro, entendido y aceptado los riesgos sociales que implica un viaje dentro del Ecuador, así como los riesgos existentes en los deportes extremos tales como: bicicleta de montaña, rafting / tubing, escalada de roca, andinismo, trekking, acampada, rapeling / canopy, cabalgata, snorkelling, buceo y cualquier actividad o deporte que tenga contacto con la naturaleza. El TURISTA tambien comprende plenamente la posibilidad de sufrir heridas ya sea por fuerza mayor o por razones de guerra, conmocion interna, protestas sociales, huelgas, terrorismo, incendios, desastres naturales, decisiones de gobierno nacional o seccional u otras circunstancias extremas y aceota que LA AGENCIA no será responsable por perdida, herida o daños a la persona o a sus pertenencias debido a las causas antes citadas.
3.6  Mantener válido un seguro de viaje hasta el último día del tour contratado o ante la ausencia de tal seguro, o ante el deseo de no obtenerlo, declarar a la AGENCIA exenta de toda responsabilidad por cualquier tipo de accidente, muerte, lesión o problema físico que pudiera ocurrir durante el tour contratado.
3.7   Estar en regla con sus documentos migratorios conforme las Leyes del Ecuador y comunicar a LA AGENCIA cualquier tipo de dieta especial, discapacidad o enfermedad que padezca al momento del viaje.
3.8    Estar en suficientes buenas condiciones de salud para tomar el tour confirmado por el pasajero.
3.9    Recoger los tiquetes aéreos y/o “vouchers” de la oficina de la AGENCIA al menos 24 horas antes de la salida del tour, o informar a LA AGENCIA de formas alternativas de obtenerlos.

CLÁUSULA CUARTA - Depósito y confirmación de un tour.

La reservación será confirmada por la AGENCIA únicamente después de haber recibido -como depósito- el 40% del valor del tour dentro de los siete días siguientes (una semana) a la reserva original. En caso de que la reserva sea hecha a menos de 61 días de la salida del tour, se requiere del pago completo asimismo dentro de los siete días siguientes (una semana) a la reserva original.

CLÁUSULA QUINTA - Pago

5.1 El pago completo del tour deberá ser hecho 90 días antes de la fecha de salida del tour. Caso contrario, la AGENCIA puede tratar la reserva como una cancelación de parte del TURISTA y aplica los cargos citados en la cláusula sexta. Los boletos serán emitidos al TURISTA solamente cuando la AGENCIA haya recibido el pago completo.

5.2 LA AGENCIA se reserva el derecho de cambiar el precio de un tour sin notificación previa, en el caso de subida de precio que esté fuera de su control incluyendo (pero no sólo enfocado a) cargos de combustible, impuestos nacionales  y elevación de tarifas aéreas.

CLAUSULA SEXTA - Cancelaciones de Itinerarios
6.1   Si EL TURISTA cancela una reserva deberá hacerlo por escrito, la misma que no será efectiva hasta que la agencia la reciba
6.2  Si la cancelación del TURISTA es recibida con más de 91 días de anticipación del inicio del viaje, se devolverá el 100% del valor depositado a la AGENCIA, descontando USD$350,00 por servicios administrativos y fees del operador.
6.3  Si la cancelación del TURISTA es recibida entre los 61 y 90 días antes del inicio del viaje el TURISTA perderá el 100% del valor depositado como abono.
6.4  Si la cancelación del TURISTA es recibida a menos de 60 días antes del inicio del viaje el TURISTA perderá el 100% del valor del tour.
6.5   Los siguientes yates están sujetos a diferentes "cargos por cancelación" que los que rigen normalmente: Darwin, Golondrina, Fragata, Yolita II, Cachalote, Beluga, Galaven, Majestic, Nemo II, Nemo III, Samba, Tip Top, Beagle, Tip Top II III & IV, Mary Anne, Anahi, Archipel I & II, Athala, Corals I & II, Cormorant Evolution, Ocean Spray, Grace, Millenium, Galaxy, Odyssey, Treasure, Seaman, Eclipse, Evolution, Grand Odyssey, Santa Cruz, Isabela II, La Pinta & Silver Galapagos.   Para tours reservados en cualquiera de los barcos citados, las cláusulas 6.2, 6.3 y 6.4 no se aplicarán. Es responsabilidad del TURISTA el pedir información a la AGENCIA y revisar estos términos de cancelación específicos.

CLÁUSULA SÉPTIMA – Cancelación o cambios en el tour
7.1   El OPERADOR se reserva el derecho de cancelar o modificar el itinerario del tour necesarios en caso de fuerza mayor o actos circunstanciales como guerras, conmoción interna, protestas, huelgas, terrorismo, incendios, desastres naturales, decisiones de gobierno o cualquier otra situación no prevista; esto puede significar sustitución del producto turístico, guía, hotel, yate, alimentación o puntos a ser observados.

7.2 El OPERADOR se reserva el derecho de cambiar el precio del tour aun cuando se hubiere recibido el pago completo del PASAJERO, en los casos en los que decisiones de terceros (pueden incluir:  el operador de turismo, el gobierno del Ecuador, el Servicio de Rentas Internas de Ecuador o similares ) tengan como consecuencia una subida de precio de los servicios turĂ­sticos.

CLÁUSULA OCTAVA – Transporte hasta el “punto de encuentro”
8.1  El TURISTA es responsable de la organización y coordinación para llegar al “punto de encuentro”. LA AGENCIA no es responsable si el TURISTA sufre retrasos o problemas en viajar desde su país.

CLÁUSULA NOVENA -
9.1   Si el TURISTA sufre algún problema durante el tour, deberá informar inmediatamente a LA AGENCIA  y hacerlo también por escrito. Solamente los reclamos que son dirigidos a la AGENCIA -dentro de un periodo máximo de una semana después de terminar el tour- serán atendidos. LA AGENCIA procurará responder formalmente a cualquier tipo e reclamo dentro de la semana siguiente de haberlo recibido, y deja claro que puede haber demoras en la respuesta a los pasajeros si la provisión de informacion por parte de los operadores es demorada.
9.2  La AGENCIA actuará como intermediaria a nombre del TURISTA en la negociación del reembolso que vendrá de parte del OPERADOR. En ningún caso la                                        
AGENCIA garantiza éxito en obtener reembolso de parte del OPERADOR .

9.3 La AGENCIA no es responsable por reembolsos en ninguno de los siguientes casos:

      • Cambios de itinerario antes o después de la salida del tour.
      • Daños mecánicos de los medios de transporte utilizados en el tour.
      • Sustitución de facilidades o personal.
      • Arribo tardío del TURISTA o “no-presentación”
      • Decisión del TURISTA de abandonar el tour o no participar de las actividades, comidas o alojamientos planificados para el tour.
      • Olvido o negligencia del TURISTA de viajar sin la documentación requerida incluyendo pasaportes, visas, papeles de migración o certificados de vacunas.
      • Diferencias de precios pagados por diferentes pasajeros del mismo tour en los que se incluyen las ofertas de “último minuto”
      • Decisiones de cualquier “tercera parte” que afecten el normal desempeño del tour incluyendo al OPERADOR, Gobierno Ecuatoriano o autoridades de los Parques Nacionales.
      • Otras circunstancias durante el tour que estén fuera del control de la AGENCIA.

      CLÁUSULA DÉCIMA - Información
      10.1  Toda la información proporcionada por la AGENCIA es dada de buena fe y se basa en la más reciente versión obtenida a la fecha de su publicación.

      CLAUSULA UNDÉCIMA – Aceptación y Duración del Contrato:
      11.1 El contrato surte efectos desde el momento en que LA AGENCIA recibe un depósito o el pago total de parte del TURISTA hasta la finalización del tour contratado. El pago o depósito del TURISTA a LA AGENCIA significa que EL TURISTA está de acuerdo con todas las cláusulas de este contrato.
      11.2 En todo lo NO ESTIPULADO en el presente contrato será suplido por la Ley de Turismo vigente en el Ecuador a la fecha de suscripción del presente contrato.

      CLAUSULA DUODECIMA - Jurisdicción y trámite:

      12.1  En caso de controversia, las partes renuncian a su domicilio, se someten a los jueces de lo civil de la ciudad de Quito y al trámite verbal sumario conforme el Código de Procedimiento Civil.